Rules for writing a job application letter
Application letter is called formal letter. So there are some structured and structured rules for writing this paper. You have to fill the application form following all those rules. You can't express your feelings like a letter. Again, the application form cannot be long, the main points must be presented in a short text.
Read More: Teacher Joining Letter
The application should be written in clear language and in a neat manner. There should be elegance in the writing. Care must be taken that the lines of the application form are not crooked. Because it will look very awkward if crooked. As a result, your image will go down a lot with the recruiters. Here are the rules to follow while writing a job application letter.
Paper selection
You must select a good quality white paper for writing the application. A4 size paper is best. Margins cannot be given in pen or pencil on paper. If there is a margin in the application, the authority may reject it. You can fold the top and left side of the paper by a half inch or an inch. This will make your handwriting straight and the lines will not be crooked. See also: Definition of Social Work Research What is Social Work Research?
Application Date
At the beginning of the application form, you have to start writing with the date on the left side. That is, the date should be written above all. Use the date on which you submit or send the application form. Care should be taken that the date mentioned in the application form is not earlier than the date of publication of the notification. That is, suppose the notification is published on 7th June, then you have to date the application form on 7th June or any date after that. No date before 7th June can be used in any case.
Name, designation and address of recipient
The title, name of the institution and address of the person to whom you are writing the application should be neatly and carefully written below the date.
Application subject
This section should mention the main points of the application. That is, write the subject of the application mentioning the post for which you are applying.
Salutation
After writing the subject matter of the application form, the recipient should be addressed by writing Sir, Mahaday or Mahashay.
Main point
After addressing the recipient, this section should describe the gist of the application. What post you are applying for, whether you are eligible for this post or not, how interested you are in this job, where you got this job notification etc. Care should be taken that this part is not too big. The main points should be highlighted very briefly.
Applicant's curriculum vitae
After writing the main subject of the application form, in this part you have to mention your personal information like name, parent's name, permanent and temporary address, nationality, religion, date of birth etc. After that you have to mention your educational qualification. Here all the information must be given correctly. No false or incorrect information should be given. Also Check: SSC Exam Routine 2023 (All Boards) | SSC Exam Routine 2023
Experience
If you have work experience, it should be mentioned in this section. If you have any other skills, you can also mention them.
Sincerely/Submitted
After writing your resume and experience, you should write the humble or dedication statement below.
Applicant's Name
After writing the humble or petitioner, write your full name and signature below.
Attachment
All the documents that you will submit along with the application form should be mentioned in this section. For example, photograph, attested copy of educational qualification certificate, experience certificate, citizenship certificate etc. names of documents to be mentioned.
The job application should be written following the mentioned points seriously. You can also prepare the application form by writing it by hand or by typing it on the computer. Below is a sample of a government job application letter considering your benefits.
চাকরির আবেদন পত্র লেখার নিয়ম
আবেদন পত্রকে আনুষ্ঠানিক পত্র বলা হয়। তাই এই পত্র লেখার কিছু কাঠামোবদ্ধ ও গঠণ মূলক নিয়ম আছে। আপনাকে সেই সকল নিয়ম অনুসরণ করেই আবেদন পত্রটি লিখতে হবে। চিঠির মত করে ইচ্ছা মত মনের ভাব প্রকাশ করা যাবে না। আবার আবেদন পত্র দীর্ঘ করা যাবে না, অল্প লেখায় মূল বিষয় উপস্থাপন করতে হবে।
কাটা ছিড়া না করে স্পষ্ট ভাষাতে ও গুছিয়ে আবেদন পত্র লিখতে হবে। লেখার মধ্যে মার্জিত ভাব থাকতে হবে। আবেদন পত্রের লাইন যেন আঁকাবাঁকা না হয় সেই দিক গুরুত্ব দিতে হবে। কারণ আঁকাবাঁকা হলে দেখতে খুবই বিশ্রী দেখাবে। এর ফলে আপনার ভাবমূর্তি নিয়োগ কর্তার নিকটে অনেক কমে যাবে। একটি চাকরির আবেদন পত্র লেখার সময় যে সব নিয়ম অনুসরণ করতে হয় তা হলো।
কাগজ নির্বাচন
আবেদন পত্র লেখার জন্য আপনাকে অবশ্যই একটি উন্নত মানের সাদা কাগজ নির্বাচন করতে হবে। A4 সাইজের কাগজ হলে সবচেয়ে ভালো হয়। কাগজে কলম অতবা পেন্সিল দিয়ে মার্জিন দেওয়া যাবে না। আবেদন পত্রে মার্জিন থাকলে কর্তৃপক্ষ তা বাতিল করে দিতে পারে। আপনি কাগজের উপড়ে ও বাম পার্শে হাফ ইঞ্চি অথবা এক ইঞ্চি করে ভাঁজ করে নিতে পারেন। এতে আপনার হাতের লেখা সোজা হবে ও লাইন বাঁকা হবে না। আরও দেখুনঃ সমাজকর্ম গবেষণার সংজ্ঞা | সমাজকর্মের গবেষণা কাকে বলে
আবেদনের তারিখ
আবেদন পত্রের শুরুতেই বাম পাশে তারিখ দিয়ে লেখা শুরু করতে হয়। অর্থাৎ সবার উপরে তারিখ লিখতে হবে। আপনি যে তারিখে আবেদন পত্রটি দিবেন বা পাঠাবেন সেই তারিখ আবেদন পত্রে ব্যবহার করবেন। খেয়াল রাখতে হবে আবেদন পত্রে উল্লেখ করা তারিখটি বিজ্ঞপ্তি প্রকাশের তারিখের পূর্বের কোনো তারিখ না হয়। অর্থাৎ বিজ্ঞপ্তি প্রকাশ হয়েছে ধরুন ৭ই জুন, তাহলে আপনাকে আবেদন পত্রের তারিখ দিতে হবে ৭ই জুন বা এর পরের কোনো তারিখ। কোনো ভাবেই ৭ই জুনের আগের তারিখ ব্যবহার করা যাবে না।
প্রাপকের নাম, পদবী ও ঠিকানা
তারিখের নিচে বরাবর শব্দটি লিখে আপনি যার নিকট আবেদন পত্র লিখছেন তার পদবী, প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা সুন্দরভাবে ও সতর্কতার সাথে লিখতে হবে।
আবেদন পত্রের বিষয়
এই অংশে আবেদনের মূল বিষয় উল্লেখ করতে হবে। অর্থাৎ আপনি যে পদের জন্য আবেদন করছেন সেই পদ উল্লেখ করে আবেদনের বিষয় লিখতে হবে।
সম্ভাষণ
আবেদন পত্রের বিষয় বস্তু লেখার পর জনাব, মহাদয় অথবা মহাশয় লিখে প্রাপককে সম্ভাষণ করতে হবে।
মূল বিষয়
প্রাপককে সম্ভাষণ করার পর এই অংশে আবেদনের মূল বিষয় বর্ণনা করতে হবে। আপনি কি পদে আবেদন করছেন, আপনি এই পদের জন্য যোগ্য কি না, আপনি এই চাকরি করতে কতটা আগ্রহী, এই চাকরির বিজ্ঞপ্তি কোথায় পেয়েছেন ইত্যাদি বিষয় উল্লেখ করতে হবে। এই অংশটুকু যাতে খুব বড় না হয় তা খেয়াল রাখতে হবে। খুব সংক্ষেপে মূল বিষয় তুলে ধরতে হবে।
আবেদনকারীর জীবন বৃত্তান্ত
আবেদন পত্রের মূল বিষয় লেখার পর এই অংশে আপনার ব্যক্তিগত তথ্য যেমন,নাম,পিতা মাতার নাম, স্থায়ী ও অস্থায়ী ঠিকানা, জাতীয়তা, ধর্ম, জন্ম তারিখ ইত্যাদি উল্লেখ করতে হবে। এর পর আপনার শিক্ষাগত যোগ্যতা উল্লেখ করতে হবে। এখানে সকল তথ্যই সঠিকভাবে দিতে হবে। কোনো অসত্য বা ভুল তথ্য দেওয়া উচিত নয়। আরও দেখুনঃ এসএসসি পরীক্ষার রুটিন ২০২৩ (সকল বোর্ড) | ২০২৩ সালের এসএসসি পরীক্ষার রুটিন
অভিজ্ঞতা
আপনার যদি চাকরির অভিজ্ঞতা থাকে তবে এই অংশে তা উল্লেখ করতে হবে। আবার অন্য কোনো কাজের দক্ষতা থাকলে তাও উল্লেখ করতে পারেন।
বিনীত/নিবেদক
আপনার জীবন বৃত্তান্ত ও অভিজ্ঞতা লেখার পর নিচে বিনীত অথবা নিবেদক কথাটি লিখতে হবে।
আবেদনকারীর নাম
বিনীত বা নিবেদক লেখার পর নিচে আপনার পূর্ণ নাম লিখতে হবে ও সাক্ষর প্রদান করতে হবে।
সংযুক্তি
আবেদন পত্রের সাথে আপনি যে সব কাগজ পত্র জমা দিবেন তা এই অংশে উল্লেখ করতে হবে। যেমন, ছবি, শিক্ষাগত যোগ্যতার সনদ পত্রের সত্যায়িত কপি, অভিজ্ঞতার সনদপত্র, নাগরিকত্বের সনদ ইত্যাদি কাগজ পত্রের নাম উল্লেখ করতে হবে।
উল্লেখিত বিষয় গুলো গুরুত্ব সহকারে অনুসরণ করে চাকরির আবেদন পত্র লিখতে হবে। আপনি হাতে লিখে অথবা কম্পিউটারে টাইপ করে প্রিন্ট করেও আবেদন পত্র তৈরি করতে পারবেন। নিচে আপনাদের সুবিধার কথা চিন্তা করে সরকারি চাকরির একটি আবেদন পত্রের নমুনা দেখানো হলো।
আবেদন পত্র লেখার নিয়ম | দরখাস্ত লেখার নিয়ম
তারিখ-০১/০১/২০২১ খ্রিঃ
বরাবর
সভাপতি
……………….. উচ্চ বিদ্যালয়
কুলাউড়া, মৌলভীবাজার।
বিষয়ঃ সহকারী শিক্ষক পদে নিয়োগের জন্য আবেদন।
জনাব
যথাবিহীত সম্মান পূর্বক নিবেদন এই যে, গত ০১/০১/২০২১ খ্রিঃ তারিখে “দৈনিক যুগান্তর” পত্রিকায় প্রকাশিত বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে জানতে পারলাম যে, সহকারী শিক্ষক পদে আপনার প্রতিষ্ঠানে কিছু সংখ্যক লোক নিয়োগ করা হবে। আমি উক্ত পদের একজন প্রার্থী হিসেবে নিম্নে আমার শিক্ষাগত যোগ্যতাসহ পূর্ণাঙ্গ জীবনবৃত্তান্ত ও আনুষাঙ্গিক তথ্যাদি মহোদয়ের নিকট উপস্থাপন করছি।
১। নামঃ
২। পিতার নামঃ
৩। মাতার নামঃ
৪। বর্তমান ঠিকানাঃ
৫। স্থায়ী ঠিকানাঃ
৬। জন্ম তারিখঃ
৭। জাতীয়তাঃ
৮। জাতীয় পরিচয় পত্র নংঃ
৯। বৈবাহিক অবস্থাঃ
১০। ধর্মঃ
১১। মোবাইল নাম্বারঃ
১২। রক্তের গ্রুপঃ
১৩। শিক্ষাগত যোগ্যতাঃ
পরীক্ষার নাম গ্রুপ/বিষয় বোর্ড/বিশ্ববিদ্যালয় পাশের সন প্রাপ্ত গ্রেড
এসএসসি বিজ্ঞান সিলেট ২০০৬ জিপিএ-৫
এইচএসসি বিজ্ঞান সিলেট ২০০৮ জিপিএ-৫
বিএসএস রাষ্ট্রবিজ্ঞান জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয় ২০১২ প্রথম শ্রেণী
এমএসএস রাষ্ট্রবিজ্ঞান জাতীয় বিশ্ববিদ্যালয় ২০১৩ প্রথম শ্রেণী